Een optimaal presterend accountantskantoor, kan dat dan?

Een optimaal presterend accountantskantoor, kan dat dan?

De accountancybranche verandert snel, hard en disruptief. Klanten verwachten andere diensten, steeds scherper toezicht, continu wijzigende (fiscale) wet- en regelgeving, technologische ontwikkelingen als AI, Robotic accounting etc. om het nog maar niet te hebben over het personeelstekort.

U ontkomt er niet meer aan, u zult belangrijke keuzes niet lang meer vooruit kunnen schuiven. Maar wat gaat u doen? Hoe kunt u in de toekomst toch een optimaal presterend accountantskantoor hebben? En kan dat überhaupt wel?

Om het makkelijk te maken hebben wij in dit artikel geprobeerd de belangrijkste aspecten van de toekomst van een accountantskantoor onder 4 hoofdcategorieën samen te vatten. Per categorie maken de voorlopers in accountancy heel duidelijke keuzes.

Het is een kwestie van tijd, en tijd is ons enige echte schaarste toch? En wat doet u in tijden waar u het heel druk hebt/te weinig tijd hebt, en uw kantoor niet optimaal presteert? Vooropgesteld dat optimaal presteren voor eenieder een andere betekenis kan hebben:

• Optimale balans privé-werk;
• Optimale interne processen;
• Optimale klantbeleving (klanttevredenheid);
• Optimaal werkplezier (medewerkerstevredenheid);
• Optimaal in kennislevering;
• Optimaal geautomatiseerd;
• Optimaal rendement;
• Optimale waardecreatie;
• Een combi van bovengenoemde.

Bovenstaande opsomming zal ongetwijfeld niet compleet zijn. Wij zijn dan ook erg benieuwd naar wat voor u een optimaal presterend kantoor betekend?

Maar, stel jezelf eens de vraag: “Wanneer ik nu geen keuzes maak, wanneer we nu blijven doen wat we doen, op welke manier wordt mijn kantoor dan een optimaal presterend kantoor?”, bijvoorbeeld in het kader van bovengenoemde opsomming.

Visie, Missie en Strategie – Onderscheidend vermogen – Waarom bestaan jullie nog over 5 jaar?

Heeft u op dit moment een heldere Missie en Visie op de markt waarin u actief bent en wat u met het kantoor wil bereiken? Een strategie om de komende jaren aan uw doelstellingen te werken?

Als het antwoord op bovenstaande vragen nee is. Hoe weten uw collega’s dan waar ze aan en naartoe werken? Wij zien zowel in het KMO als bij veel van onze klanten in de accountancy dat er wel een begroting ligt (vaak voor een jaar) maar geen duidelijke uitgestippelde roadmap naar de toekomst. Er wordt dan wel degelijk gewerkt aan het halen van doelstellingen, maar vaak staan de financiële doelstellingen (op relatief korte termijn) dan voorop.

Een strategisch plan hoeft geen heel boekwerk te zijn. Het past vaak samengevat al op 1 A4. Het geeft richting voor de langere termijn. Het zou inspirerend moeten werken voor de betrokkenen en het moet oog hebben voor de lange- en de korte termijn. De korte termijn vertaalt zich dan vaak in een wat uitgebreider jaarplan, met duidelijke meetbare, ambitieuze en realistische doelstellingen.

Veel zaken heeft u wel in het hoofd maar niet uitgewerkt, zodat dit organisatie breed gedeeld kan worden. En zodat iedereen ook weet wat u als kantoor wel of niet willen doen, voor welke klanten wilt u wel werken, voor welke niet?

Wat is uw onderscheidend vermogen? De toekomst van accountancy zoals wij dit inschatten ligt in Audit, Data analyse en (KMO) advies. Waar ligt uw toekomst? Wat wilt u over een aantal jaren wel doen en wat niet (meer)? En waarom?

Dit is belangrijk voor u zelf om te weten maar zeker ook zo belangrijk voor het aantrekken van de juiste mensen. Ook zij willen weten wat uw toekomst is met het kantoor en welke werkzaamheden en klanten daarbij horen. Voor (potentiële nieuwe) klanten is het ook belangrijk dat ze weten waarom ze wel of niet voor u moeten kiezen. Voor welke diensten moeten ze u kiezen en waarom?

Een duidelijke keuze voor wat betreft: werkzaamheden, klanten (omvang/fase), branches, specialisme e.d. werkt bevrijdend en succesvol zien we in de praktijk. U kiest om gekozen te worden!

De vragen die u hierin moet proberen te beantwoorden: Wat is het onderscheidend vermogen van ons kantoor? Waarom is dat zo? En waaruit blijkt dat dan heel duidelijk?

Een hulpvraag die goed kan helpen bij het beantwoorden van de bovengenoemde 3 vragen is:

Waarom bestaat u over 5 jaar nog?
Bij de meeste ondernemers in het KMO stellen we de vraag waarom bestaan u nog over 2 of 3 jaar? In de accountancy weten we echter dat ondanks de snelle en vele ontwikkelingen, de accountant zich als vertrouwensman/vrouw in een bijzondere positie begeeft, die mede daardoor een wat langere horizon heeft. Kijk maar naar alle maatregelen die u heeft mogen regelen voor uw klanten in het kader van Covid-19. Is er iets dat een ondernemer moeilijk of vervelend vindt, dan weet hij u daarvoor wel te vinden. Dit reactieve werk zullen accountants niet snel kwijtraken. De vraag is echter of en hoe dit ook past binnen uw optimaal presterende kantoor?

Als u eenduidige antwoorden en meningen hebt binnen het kantoor over de bovengenoemde zaken, dan wordt het ook veel makkelijker om ten aanzien van de onderstaande aspecten de juiste keuzes te maken.

Hoe gaat u dat optimaal presterende kantoor inrichten? Bouw uw kantoor op met behulp van de onderstaande cornerstones:

Cornerstone: Personeel

Zonder goed personeel bent u nergens in de accountancy, zonder klanten trouwens ook niet. Wanneer u een goed doordacht strategisch plan hebt op 1 A4 en u heeft goed nagedacht over het onderscheidend vermogen van uw kantoor, dan weet u ook welke mensen u daarbij nodig hebt.

Heeft u een keuze gemaakt bijvoorbeeld voor de Audit, dan zult u daar wellicht andere mensen met andere competenties bij nodig hebben dan wanneer u bijvoorbeeld zou kiezen voor advies.

Te vaak horen wij nog in gesprekken dat met de groei van accountantskantoren ook de groei van het aantal medewerkers gepaard gaat. In het verleden was dit waarschijnlijk ook maar met de huidige automatiseringsgraad? Daarnaast hoeft groei niet altijd te betekenen dat u groeit qua aantal klanten/dossiers en daarmee handling en projectmanagement. U kunt bijvoorbeeld ook bij minder klanten meer doen.

Afhankelijk van de strategische keuzes voor uw kantoor moet je kritisch naar de opbouw van uw team kijken. Welke competenties en vaardigheden heeft u nodig bij de realisatie van uw optimaal presterend kantoor:

• Analytisch;
• Productief (bij de keuze voor commodity);
• Communicatief;
• Creatief;
• Commercieel;
• Probleemoplossend;
• Leidinggevend;
• Organiserend;
• Zelfstandig (eigenlijk altijd gewenst);
• Kritisch;
• Innovatief;
• Technisch;
• Ondernemend;

Bij kantoren die een helder plan hebben uitgestippeld voor de toekomst zien we dat heel bewust en kritisch wordt gekeken naar bovenstaande vaardigheden en competenties. Deze kantoren nemen mensen aan op basis van competenties en vaardigheden in plaats van op basis van opleiding, intelligentie en titulatuur. Zij nemen mensen aan die bijvoorbeeld helemaal geen achtergrond in accountancy of bedrijfseconomie hebben.

Dit terwijl het gros van de kantoren in het KMO allemaal vissen uit een grote vijver met helaas op dit moment veel te weinig vissen die heel productief moeten zijn. Veel van deze kantoren hebben een minder helder toekomstbeeld, zijn niet onderscheidend, zijn altijd heel druk, en het rendement is de laatste jaren niet gegroeid.

Cornerstone Klanten

Een andere heel belangrijke cornerstone in een accountantskantoor zijn de klanten. Hoe omschrijft u op dit moment uw klanten?

De meeste kantoren hebben op dit vlak nog veel te winnen. Als u kiest, wordt u ook gekozen namelijk. Veelal zien we dat vennoten van kantoren een redelijk helder beeld hebben over wie de “ideale klant” is van het kantoor. Ook kunnen zij vaak wel aangeven welke klanten men liever niet bedient. Wanneer we echter dezelfde vraag stellen aan enkele medewerkers, krijgen we vaak heel andere antwoorden. Met andere woorden, waar u als vennoot de deur wellicht al gesloten houdt voor klanten die u liever niet hebt, zetten uw medewerkers de deur vaak wagenwijd open voor hen. Een nieuwe klant is immers iets magisch bij veel kantoren.

Voor welke klanten u werkt en wil werken, hangt heel sterk af van de focus die jullie binnen het kantoor hebben. Wat voor klanten, wat voor werkzaamheden, in welke fase bevindt de klant zich en welke fee structuur hoort daarbij.

Hoe meer analyses wij maken met vennoten van accountantskantoren over de klantenportefeuille hoe meer wij ervan overtuigd zijn dat ook hier de Pareto regel opgaat. Vaak in combinatie met het feit dat veel kantoren druk zijn met de zogenaamde A en de D klanten.

In het KMO adviseren wij ondernemers om opdrachten onder een bepaalde omvang (qua omzet en marge) niet aan te nemen. Dit adviseren wij inmiddels ook steeds meer bij accountantskantoren.

Wanneer u weet dat de gemiddelde omzet per klant bij KMO kantoren tussen € 3.000 en € 5.900[1] bedraagt. Dan weet u eigenlijk al welke klanten u niet meer wilt bedienen. En juist daar gaat het vaak mis. Veel kantoren houden toch ook vast aan klanten waarbij zij veel minder factureren dan
€ 3.000. Ook deze klanten vergen en krijgen aandacht, vaak meer dan evenredig. De aandacht veelal negatief, als we goed luisteren, die zij krijgen gaat ten koste van andere klanten die die aandacht juist nodig hebben.

Heeft u bijvoorbeeld enig idee wat de “extra” behoeften zijn van uw klanten? “Veel klanten zouden we meer en beter kunnen helpen als we maar meer tijd hadden” is een veel gehoorde zin in de praktijk. Hoe zou het dan zijn wanneer je geen of minder klanten had, onder die grens van € 3.000?

Het mooie is, als u weet waar u voor staat, als u weet wat het onderscheidend vermogen is van uw kantoor en als u weet waarom u nog bestaat over 5 jaar. Dan weet u ook al veel beter welke klanten daarbij passen. En van welke klanten u (op termijn) beter afscheid kunt nemen.

En de “ideale klant” weet uw kantoor dan ook beter te vinden!

[1] Rapport: Benchmark accountancy 2020-2021 Rabobank – Full Finance – Novak

Cornerstone Interne processen – Organisatie

Hier komt alles bij elkaar. Het begint met keuzes en dat geldt ook voor de samenwerking tussen u, collega’s onderling, de samenwerking met de klant en ook de samenwerking met middelen als software en werkprogramma’s e.d. Ook dit begint met de richting die een kantoor bewust op gaat.

Belangrijk hierin is de communicatie en de efficiency en de effectiviteit van uw processen.

De juiste software speelt hierin een rol, wanneer u op de vragen in bovengenoemde aspecten geen goed antwoord hebt, is software nog van onderschikt belang en presteert uw kantoor zeker nog niet optimaal.

Ons advies in deze is:

Advies 1

Optimaal jaarlijks 1 belangrijk proces binnen het kantoor. Bijvoorbeeld het samenstelproces van de jaarrekening. Het vertrekpunt zijn de hobbels, irritaties, miscommunicatie, vertragingen e.d. Alles dat niet goed gaat wordt het vertrekpunt van een procesoptimalisatietraject.

• Wie heeft u daarbij nodig (vennoten, medewerkers en soms zelfs de klant);
• Wat heeft u daarbij nodig (de benodigde software en werkprogramma’s)

Teken dit proces met alle benodigdheden, fase, obstakels en dergelijke uit. Door dit uit te tekenen wordt het voor alle betrokkenen eenduidig en helder en ontstaan de beste inhoudelijke discussies.

Wanneer u bovenstaande inzichtelijk hebt kiest u er de facetten uit waarop u het meeste, makkelijkste, het beste kunt verbeteren. Daarover gaat u brainstormen.

Na de brainstorm kiest u er gezamenlijk de beste ideeën uit en u maakt vervolgens een plan om dat werkelijkheid te maken. Ga hierbij niet meteen voor een 10. Als u gemiddeld van een 6 af komt dan is een 7 of een 8 ook al heel mooi. Hier begint het verbeterproject vaak mee, dat zich door bewustwording verder binnen het kantoor door continueert.

U zult zien dat het vaak niet de middelen, software e.d. zijn maar het handelen en communiceren door medewerkers waardoor een proces (nog) niet bijdraagt aan een optimaal presterend accountantskantoor.

Advies 2:

Blijf investeren. Investeren in kennis, vaardigheden van de collega’s. Investeren in effectieve en efficiënte hulpmiddelen. En last but sure not least, blijf investeren in de relatie met de klanten.

Vraag en luister goed naar de feedback van uw klanten om hen het beste te kunnen voorzien van goed advies met de informatie waar zij behoefte aan hebben. Klanten geven u vaak gratis advies!